HOTEL ENGINEERING ACADEMY
CREDENTIAL HOLDER, REGISTRY, CPD & RE-CREDENTIALING HANDBOOK
Maintaining Competence. Maintaining Integrity. Maintaining Credential.
Handbook #05 menjelaskan tahap setelah Credential diberikan: status Credential Holder, National Professional Registry, Credential Verification, Continuing Professional Development, maintenance, renewal, re-credentialing, status changes, professional integrity, dan pengendalian lifecycle Credential.
HEA HOME HEA SYSTEM FRAMEWORKDOCUMENT CONTROL
HANDBOOK #05 — CREDENTIAL HOLDER, REGISTRY, CPD & RE-CREDENTIALING HANDBOOK
Release v1.1 · Final Print Release
Document Type: Credential Lifecycle User Handbook.
Primary Users: Credential Holder, Candidate transitioning to Credential Holder, Professional Reviewer, Credential Board, Credential Committee, Registry Administrator, CPD Administrator, Quality Assurance, dan Internal Auditor HEA.
Handbook ini merupakan User Documentation. Ia tidak menggantikan Governance Documents, Credential Standard, CPD Standard, Renewal/Re-Credentialing Procedure, atau controlled operational system.
Apabila terjadi ketidakharmonisan, controlled document yang memiliki authority lebih tinggi berlaku.
TUJUAN HANDBOOK
CREDENTIAL LIFECYCLE, BUKAN STATUS SATU KALI
Credential diberikan berdasarkan demonstrasi competency. Setelah Credential diberikan, Credential Holder tetap memiliki kewajiban untuk Maintain Competence, Maintain Professional Integrity, Maintain Evidence of Development, Maintain Credential Status, dan Comply with HEA Governance.
Credential Holder harus memahami status Credential, Registry, CPD, maintenance, renewal, re-credentialing, professional integrity, perubahan status, dan kewajiban menjaga Credential tetap valid.
CREDENTIAL LIFECYCLE
Eligibility → Application → Professional Review → Credential Decision → Credential Granted → Registry → CPD & Maintenance → Renewal → Re-Credentialing apabila diperlukan → Active / Continued Credential Status.
Credential tidak boleh dianggap permanen tanpa memperhatikan validity, maintenance, CPD, renewal, governance, dan controlled procedures.
CREDENTIAL HOLDER
Status
Candidate yang memperoleh Credential secara resmi menjadi Credential Holder.
Designation
Designation dan/atau recognition hanya digunakan sebagaimana diperbolehkan Governance Documents.
Correct Use
Designation harus digunakan secara benar, tidak menyesatkan, sesuai status Registry, dan sesuai scope Credential.
Professional Responsibility
Credential Holder memiliki tanggung jawab profesional yang lebih besar karena Credential merupakan pengakuan atas professional competence.
Maintain Competence
Mempertahankan competency dan terus mengembangkan professional capability.
Maintain Integrity
Menjaga professional integrity, professional conduct, dan penggunaan Credential yang bertanggung jawab.
CREDENTIAL CERTIFICATE & STATUS
CERTIFICATE ≠ CURRENT STATUS
Credential Certificate adalah bukti formal bahwa Credential telah diberikan sesuai Credential Decision dan merupakan bagian dari Credential record.
Certificate bukan satu-satunya sumber untuk menentukan status Credential terkini. Jika Registry merupakan authoritative verification mechanism, status resmi harus diverifikasi melalui National Professional Registry.
Active
Status aktif sesuai controlled system.
Suspended
Status sementara berdasarkan dasar governance yang sah.
Expired
Status ketika validity berakhir sesuai controlled record.
Withdrawn / Revoked
Status resmi setelah Credential ditarik atau dicabut oleh authority yang berwenang.
NATIONAL PROFESSIONAL REGISTRY
Record
Mencatat Credential Holder dan Credential yang diberikan.
Verification
Mendukung Credential Verification dan penyediaan status resmi.
Traceability
Menjaga traceability Credential sepanjang lifecycle.
Public / Professional Verification
Mendukung verifikasi sesuai policy dan information governance.
Controlled Data
Dapat mencakup nama, Credential, credential number, issue information, validity, status, renewal, dan verification information.
Privacy
Data yang dipublikasikan harus mengikuti privacy dan information governance requirements.
REGISTRY STATUS CONTROL
NO STATUS WITHOUT A CONTROLLED RECORD
Tidak diperbolehkan membuat status manual di luar authority, mengubah status tanpa record, mempertahankan Active setelah resmi expired/suspended/revoked, atau menerbitkan verification yang tidak sesuai dengan master record.
Credential Holder tidak boleh mengubah atau menyatakan status sendiri apabila status Registry menunjukkan keadaan berbeda.
CREDENTIAL VERIFICATION
Verification memungkinkan pihak yang berwenang memastikan Credential benar diberikan, Credential Holder benar terdaftar, status Credential benar, dan validity dapat diverifikasi.
Verification tidak boleh hanya berdasarkan screenshot pribadi, certificate yang sudah tidak berlaku, pernyataan Candidate, atau dokumen yang tidak dapat diverifikasi.
CONTINUING PROFESSIONAL DEVELOPMENT
LEARNING → APPLICATION → DEVELOPMENT → PROFESSIONAL IMPACT
CPD merupakan proses berkelanjutan untuk mempertahankan dan meningkatkan professional competence, mendukung professional growth, adaptasi terhadap perubahan teknologi, professional responsibility, dan quality improvement.
CPD bukan sekadar mengumpulkan jam training. Credential Holder harus dapat menunjukkan kontribusi aktivitas CPD terhadap pengembangan kompetensinya.
CPD PLANNING
Competency
Tentukan competency yang ingin dikembangkan.
Development Gap
Identifikasi gap atau kebutuhan pengembangan.
Activity
Tentukan aktivitas CPD yang relevan.
Target
Tentukan target dan hasil yang diharapkan.
Evidence
Tentukan evidence yang akan disimpan.
Reflection
Catat reflection untuk menunjukkan development nyata.
CPD CATEGORIES
Formal Learning
Training, workshop, course, seminar, conference, structured learning.
Professional Practice
Project, engineering assignment, technical responsibility, improvement initiative, operational leadership.
Knowledge Development
Technical reading, research, publication, professional study, standards review.
Professional Contribution
Mentoring, knowledge sharing, professional presentation, contribution to professional organization, community atau industry contribution.
Aktivitas CPD harus relevan dengan professional development Credential Holder.
CPD EVIDENCE & RECORDS
Evidence Examples
Certificate, attendance record, training record, project record, presentation, publication, learning log, reflective statement, employer confirmation, atau evidence lain yang diterima dalam CPD scheme.
CPD Record
Idealnya menunjukkan Activity → Competency / Learning Objective → Learning → Application → Outcome → Reflection.
Reflection Questions
Apa yang dipelajari? Mengapa relevan? Bagaimana diterapkan? Apa perubahan pada praktik profesional? Apa pengembangan berikutnya?
Traceability
Evidence CPD harus dapat ditelusuri sesuai requirements dan controlled CPD scheme.
CREDENTIAL MAINTENANCE
KEEP THE CREDENTIAL VALID
Credential maintenance merupakan aktivitas untuk menjaga Credential tetap memenuhi lifecycle requirements.
Credential Holder harus memenuhi CPD requirements, menjaga professional conduct, memenuhi administrative requirements, menjaga data Credential tetap benar, menyelesaikan renewal tepat waktu, dan mematuhi Governance Documents.
Maintenance bukan assessment ulang penuh setiap saat. HEA dapat meminta evidence atau review tertentu apabila diperlukan berdasarkan Governance Documents.
CREDENTIAL RENEWAL
Credential Holder harus mempersiapkan Renewal sebelum expiry. Renewal dapat mempertimbangkan CPD record, professional activity, competency maintenance, professional conduct, updated information, declarations, dan evidence lainnya sesuai controlled requirements.
Renewal bukan sekadar pembayaran administratif. Renewal harus memastikan Credential Holder tetap memenuhi lifecycle requirements.
RE-CREDENTIALING
Definition
Proses untuk menilai kembali kelayakan Credential Holder terhadap Credential requirements sesuai lifecycle scheme.
When Required
Digunakan apabila Governance Documents menetapkannya sebagai bagian dari Credential lifecycle.
Renewal
Mempertahankan Credential melalui lifecycle requirements yang ditetapkan.
Re-Credentialing
Re-evaluation yang dapat melibatkan Professional Review kembali sesuai scheme.
Evidence
Jika diperlukan, evidence dapat berasal dari pengalaman profesional, project, competency development, CPD, professional achievement, technical contribution, dan professional impact.
Controlled Procedure
Requirements mengikuti controlled Re-Credentialing procedure.
RECOGNITION OF PRIOR ACHIEVEMENT
RECOGNIZE RELEVANT PRIOR ACHIEVEMENT — WITHOUT BYPASSING GOVERNANCE
Recognition of Prior Achievement (RPA) dapat digunakan untuk mengakui prior learning atau professional achievement yang relevan apabila Governance Documents memperbolehkannya.
RPA tidak menghapus competency requirement, tidak mengubah standard, tidak otomatis memberikan Credential, dan tidak menggantikan authority Credential Decision.
CREDENTIAL SUSPENSION
Authority
Harus memiliki dasar dan authority yang sah.
Record
Harus memiliki record yang traceable.
Reason
Alasan suspension harus terdokumentasi.
Due Process
Harus mengikuti due process.
Use of Designation
Selama suspension, designation/status tidak boleh digunakan seolah-olah tetap Active apabila Governance melarangnya.
Reinstatement
Credential Holder mengikuti instruksi HEA mengenai corrective action, evidence, review, dan reinstatement.
WITHDRAWAL / REVOCATION
OFFICIAL ACTION MUST BE REFLECTED IN THE REGISTRY
Credential dapat withdrawn atau revoked berdasarkan circumstances dan authority yang ditetapkan Governance Documents.
Tindakan harus memiliki dasar, didokumentasikan, dilakukan oleh authority yang berwenang, mengikuti due process, dan tercermin pada Registry.
Apabila Credential resmi withdrawn atau revoked, Credential Holder tidak boleh lagi merepresentasikan dirinya sebagai pemegang Credential Active.
APPEAL
Apabila Governance Documents memberikan hak banding, Credential Holder atau pihak yang berhak dapat menggunakan mekanisme Appeal sesuai ketentuan.
Handbook ini tidak membuat mekanisme Appeal baru. Prosedur Appeal harus mengikuti controlled Governance Documents yang berlaku.
PROFESSIONAL INTEGRITY
NO FALSE CPD
Tidak memalsukan CPD.
NO FALSE CLAIM
Tidak mengklaim competency yang tidak dimiliki.
NO FALSE EVIDENCE
Tidak memalsukan evidence.
NO MISUSE
Tidak menyalahgunakan Credential.
NO MISLEADING STATUS
Tidak memberikan informasi Credential yang menyesatkan.
DESIGNATION
Tidak menggunakan designation setelah status tidak lagi Active apabila dilarang.
Professional Credential harus selalu digunakan secara jujur dan bertanggung jawab.
CHANGE OF PROFESSIONAL INFORMATION
Contact
Contact information.
Position
Professional position.
Organization
Organization / employer.
Profile
Professional profile.
Declarations
Declarations yang diwajibkan.
Controlled Mechanism
Perubahan dilakukan melalui controlled mechanism HEA.
DIGITAL CREDENTIAL & REGISTRY CONTROL
DIGITAL OUTPUT MUST REMAIN LINKED TO THE OFFICIAL RECORD
Apabila HEA menggunakan digital credential, digital credential merupakan bagian dari controlled Credential System dan tidak boleh dipisahkan dari Credential record, Credential status, Registry, dan verification mechanism.
Credential Holder tidak boleh memodifikasi credential output, mengubah expiry, mengubah status, atau membuat credential representation palsu.
CREDENTIAL HOLDER RESPONSIBILITIES
HEA OPERATIONAL SYSTEM
Credential Record
Mendukung controlled Credential records.
Registry
Menyimpan dan mendukung status serta verification.
CPD Record
Menyimpan professional development record sesuai scheme.
Renewal
Mendukung lifecycle renewal process.
Re-Credentialing
Mendukung re-evaluation apabila diwajibkan.
Status Control
Mendukung controlled status changes.
Verification
Mendukung official credential verification.
Reporting
Mendukung reporting sesuai authority dan policy.
OPERATIONAL SYSTEM ≠ GOVERNANCE AUTHORITY
Operational system merupakan implementation layer. System menjalankan aturan yang telah ditetapkan oleh Governance.
QUALITY ASSURANCE & AUDIT TRAIL
CREDENTIAL LIFECYCLE MUST BE RECONSTRUCTABLE
Credential Award → Registry Record → CPD / Maintenance → Renewal → Re-Credentialing apabila ada → Status Changes → Current Credential Status.
Records harus accurate, complete, traceable, protected, retrievable, dan controlled.
Tidak boleh terdapat status Credential yang tidak memiliki record pendukung.
RELATIONSHIP WITH HANDBOOK #01–#04
HANDBOOK #01
HEA System & Governance Framework — system architecture, hierarchy, governance, authority.
HANDBOOK #02
SKHEI & Professional Competency Framework — competency framework.
HANDBOOK #03
Candidate & Application Handbook — Candidate Journey dan Application.
HANDBOOK #04
Professional Review, Evidence & Reviewer Handbook — Professional Review dan assessment.
HANDBOOK #05
Credential Holder, Registry, CPD & Re-Credentialing — Credential lifecycle setelah Credential diberikan.
LIFECYCLE POSITION
Handbook #05 melanjutkan architecture dari Credential Decision menuju Registry, maintenance, CPD, renewal, dan re-credentialing.
SOURCE & DOCUMENT AUTHORITY
GOVERNANCE
Governance Documents.
CREDENTIAL
Credential Standard.
CPD
CPD Standard.
RENEWAL
Renewal requirements.
RE-CREDENTIALING
Re-Credentialing requirements.
REGISTRY
National Professional Registry requirements.
VERIFICATION
Credential Verification requirements.
ETHICS
Professional Ethics / Conduct requirements.
OPERATIONS
Operational system documentation.
Handbook ini tidak boleh digunakan untuk menciptakan requirement baru yang tidak terdapat dalam controlled governance source.
MASTER CREDENTIAL HOLDER MODEL
MASTER RESPONSIBILITY CHAIN
HEA GOVERNANCE
Establishes requirements.
CREDENTIAL COMMITTEE / AUTHORIZED BODY
Makes decisions according to Governance.
REGISTRY
Records official status.
CREDENTIAL HOLDER
Maintains competence and compliance.
CPD SYSTEM
Records professional development.
QUALITY ASSURANCE
Verifies system integrity.
FINAL CREDENTIAL HOLDER CHECKLIST
STATUS
Mengetahui status Credential.
REGISTRY
Memastikan informasi Registry benar.
DESIGNATION
Menggunakan designation sesuai status resmi.
CPD RECORD
Memiliki CPD record yang relevan.
CPD EVIDENCE
Evidence CPD dapat ditelusuri.
REFLECTION
Melakukan reflection terhadap development.
EXPIRY
Mengetahui masa berlaku Credential.
RENEWAL
Mengetahui dan mempersiapkan Renewal requirements.
INTEGRITY
Menjaga keaslian evidence dan professional conduct.
GOVERNANCE
Mengikuti Governance Documents dan controlled procedures.
INFORMATION
Memperbarui informasi yang diwajibkan.
RE-CREDENTIALING
Mengikuti Re-Credentialing apabila diwajibkan.
FINAL CONTROL STATEMENT
Handbook #05 merupakan User Documentation yang menjelaskan Credential lifecycle, status Credential Holder, National Professional Registry, Credential Verification, CPD, maintenance, Renewal, Re-Credentialing, serta Suspension dan Withdrawal/Revocation pada level governance guidance.
Handbook ini mempertahankan Appeal sebagai controlled governance process, tidak mengubah Credential Standard atau CPD Standard, tidak menciptakan authority baru, tidak menciptakan jalur Credential baru, tidak menggantikan Governance Documents, dan tidak menggantikan operational PHP/system.
Terminology yang digunakan harus mengikuti terminology yang dikendalikan HEA. Apabila terdapat perbedaan antara Handbook #05 dan Governance Documents, Governance Documents yang memiliki authority lebih tinggi berlaku.
FINAL SYSTEM PRINCIPLE
CREDENTIAL IS NOT THE END OF PROFESSIONAL DEVELOPMENT.
Credential merupakan pengakuan atas demonstrated professional competence. Credential lifecycle memastikan bahwa pengakuan tersebut tetap:
RELEVANT
Tetap relevan.
CURRENT
Tetap current.
VERIFIABLE
Dapat diverifikasi.
RESPONSIBLE
Digunakan secara bertanggung jawab.
DEFENSIBLE
Professionally defensible.
CONTROLLED
Governance controlled.
U05 — CREDENTIAL HOLDER, REGISTRY, CPD & RE-CREDENTIALING HANDBOOK
Release Version 1.1 · Final Print Release · Hotel Engineering Academy (HEA)
C.Eng. INFORMATION